W jaki sposób rozpocząć ewidencję zbiorów specjalnych?

[Gość]

W mojej bibliotece nie prowadzono dotąd żadnej ewidencji zbiorów specjalnych. Jest ich zresztą niewiele (kasety, płyty DVD), ale chciałabym je gdzieś wpisać. Czy można to zrobić w zwykłym zeszycie, czy też trzeba mieć specjalną księgę? Jakie rubryki powinna posiadać? Jak wyceniać stare kasety magnetofonowe, kiedy nie ma na nie żadnych dowodów wpływu?

[Maria]

Poprawnie trzeba załozyć odrębna księgę inwentarz. dla każdego rodzaju dokumentów( filmy, dźwiękowe, elektroniczne), ale jeżeli masz niewiele i niewielkie są ich wpływy można prowadzić jedna księgę podzieloną na odpowiednie działy.

[Marta6]

Witam
Czy przy kilku księgach inwentarzowych dowody wpływu mają jedną numerację, czy oddzielną do każdej księgi?
Czy dużym błędem byłoby założenie księgi zbiorów audiowizualnych i wpisywanie płyt Cd, DVD, kaset VHS itd bez podziału tej księgi na poszczególne działy?
Bardzo proszę o odpowiedź i z góry dziękuję.

[Aqa]

Powinnaś mieć oddzielną księgę inwentarzową dla poszczególnych rodzajów zbiorów: książki w jednej, zbiory specjalne w drugiej, ewentualnie broszury w trzeciej. Możena, jak mówi Maria, wydzielić działy w księdze jednej.
Ja bym była za odzielną księgą- licząc optymistycznie, że zbiorów będzie przybywało. Jeśli prowadzisz już oddzielną księgę zbiorów specjalnych- możesz sobie w uwagach pisac: CD, DVD, mapa, Kaseta magnetofonowa.
Czasem OP prosi o podanie ilości woluminów z rozbiciem na rodzaje: ile CD, ile magnetofonowych itp.
Jak przejdziesz kiedyś na program komputerowy- co polecam- od razu określisz rodzaj zbiorów, sam komputer potem ci będzie dodawał oznaczenia /sama musisz pamiętac o zaznaczeniu opcji rodzaju zbiorów w czasie wpisywania/

[bomila]

Dowody wpływów wygodniej mieć w jednym ciągu. Często się zdarza, że na jednej fakturze masz różne rodzaje zbiorów. Ja zastałam różne ciągi dla różnych ksiąg i kłopot był z powielaniem rachunków i odnalezieniem wszystkiego. Przy jednym ciągu porządek i przejrzystość jest.

[Aqa]

Dowody wpływów to inna sprawa. Na Fakturze, czy protokole, trzeba opisać co gdzie jest zarejestrowane. A księgi inwentarzowe to inna sprawa.
Właściwie jest prowadzić oddzielne dla każdego rodzaju zbiorów. Wielu prowadzi jak ja- podział na inwentarz główny i zbiory specjalne, tu- w uwagach zaznaczenie co to jest za wolumin.
Sądzę, że w najbliższym czasie bedziesz zmuszona komputeryzować zbiory. Jak napisałam- to świetny sposób na najlepsze uporządkowanie wszystkiego, do tego ułatwia pracę potem: błyskawiczne dane odnośnie stanu finansowego, ksiegowego, rozbicie na rodzaje zbiorów wg potrzeb, katalogi aktualne zawsze.